Elektronikus dokumentumkezelés

Az e-Iktató elsődleges célja, hogy egyszerűsítse a vállalati dokumentumok iktatásának, utaztatásának, jóváhagyásának folyamatát elektronikus útra terelve a dokumentumkezelést.

Az e-Iktató által biztosított folyamatok jelentősen lecsökkentik a cégen belüli adminisztrációt és a papírtologatás idejét, mérséklik a kapcsolódó feladatok számát, miközben nyomon követhető a dokumentumok útvonala, állapota.

Távoli elérést biztosít HTML felületen, melynek használata egyszerű és hatékony, lehetővé téve, hogy bármikor megtekinthetőek legyenek az üzleti dokumentumok. A papír alapú dokumentumok szkennelt képe, míg az elektronikusan érkezett dokumentumoknak általában a PDF formátuma kerül eltárolásra.

Definiálható dokumentumtípusok

Az Iktató rendszerben szabadon definiálható tetszőleges számú dokumentumtípus a cég folyamatainak megfelelően, és minden típushoz szabadon definiálható tetszőleges számú adatmező. A dokumentumtípusok, illetve a dokumentumtípusokhoz tartozó metaadat mezők a későbbiekben szabadon bővíthetőek és módosíthatóak.

Jóváhagyási folyamat

Az iktatás mellett a dokumentumtípusokhoz egyénileg kialakítható jóváhagyási folyamatok állíthatók be. Rugalmasan definiálható, módosítható a workflow motor. A dokumentum életciklusát ez vezérli az iktatástól, a lehetséges végstátuszokig. Az egyes döntési csomópontokhoz felelős vagy felelősök vannak rendelve, akik eldönthetik, hogy az előre definiált státuszok megadásával merre menjen tovább a folyamat. Minden csomópontban megadható, hogy kik, milyen jogosultsággal érhetik el a dokumentumot, milyen adatokat szerkeszthetnek, esetleg milyen helyettes döntéshozóknak adhatják át az iratot.

Kiugró tulajdonságok

Különböző biztonsági szinteket biztosít, így pontosan meghatározható, melyik felhasználónak milyen módosítási lehetőségei vannak.

Eltárolja azokat az információkat is az iktatás során, hogy ki és mikor tekintette meg azt, módosította vagy nyomtatta ki a dokumentumot.

Az iktatandó dokumentumok és az azokról eltárolandó információk köre testre szabható.

Vonalkód alapú dokumentum felismerés és kategorizálás.

Szigorú számadás alá tartozó bizonylattömbből vett szekvenciálisan növekvő sorszámot biztosít.

Biztosított a külső alrendszerekből érkező információk feldolgozása, és betöltése az e-Iktatóba, illetve az integrálhatóság vállalatirányítási rendszerekhez.

Értesítési rendszer, amely nyomon követi a dokumentumokat a teljes iktatási, jóváhagyási folyamaton, és e-mail értesítést küld minden státusz- és felelősváltáskor, helyettesítés beállításakor, illetve ha a postázóba bekerül egy új dokumentum.

Az iktató rendszerből nyomtatott eredeti dokumentumok csak iktatószámmal együtt kerülhetnek nyomtatásra.

Lekeresés funkció különböző feltételek alapján (pl. keresőszavak, felelős, státusz).

Riportok, statisztikák a napi feladatok gyorsabbá, hatékonyabbá tételéhez.

Ismerje meg a folyamatot
e-Iktatóval!
Ismerje meg a folyamatot
papír alapon!

Elektronizált dokumentum iktatási folyamat1./3 lépés

Postabontás és digitalizálás

A napi postán érkező dokumentumok bontása és szkennelése.

SzkennelésA dokumentum már elektronikusVége!

Elektronizált dokumentum iktatási folyamat2./3 lépés

Iktatás

A szkennelt dokumentumok átemelése az Iktatóba, főbb adatok megadásával egyenként iktatás.

További folyamatokVége!

Elektronizált dokumentum iktatási folyamat3./3 lépés

Jóváhagyás, könyvelés

Elektronikus úton automatikusan elindul a jóváhagyási folyamat és ezzel egy időben a dokumentumok átkerülnek a pénzügyi-logisztikai ügyviteli rendszerbe.

e-MailERPVisszakeresésVége!

Papír alapú dokumentum iktatási folyamat1./5 lépés

Postabontás és Iktatás postakönyvben

A napi postán érkező dokumentumok bontása és manuális iktatás a postakönyvben.

FénymásolásVége!

Papír alapú dokumentum iktatási folyamat2./5 lépés

Sokszorosítás

Dokumentumok fénymásolása, hogy minden felelős, jóváhagyó, könyvelő kaphasson egy példányt.

SzétosztásVége!

Papír alapú dokumentum iktatási folyamat3./5 lépés

Felelősök szerinti szétosztás

A fénymásolt példányokat szét kell küldeni a felelősöknek.

RögzítésVége!

Papír alapú dokumentum iktatási folyamat4./5 lépés

Ügyviteli rendszerben rögzítés

A dokumentumokat a pénzügyi-logisztikai ügyviteli rendszerbe is rögzíteni kell.

VárakozásVége!

Papír alapú dokumentum iktatási folyamat5./5 lépés

Várakozás jóváhagyásra, számla keresés

A jóváhagyási protokoll kivárása, hogy megérkezzen a pénzügyi teljesítéshez a pénzügyre a papíron jóváhagyott számla.

Vége!